Contrats, devis, CGV, autorisations de prélèvement, bons de commande… Chaque jour, vous devez jongler entre de nombreux documents et les faire signer par vos clients ou vos collaborateurs. Mais, vous le savez, la gestion de la “paperasse” est très chronophage et particulièrement complexe…
Heureusement, une alternative simple et pratique a émergé au cours des dernières années : la signature électronique. Grâce à cette technologie, finis les envois de documents par courrier et les allers-retours incessants !
Mais est-ce réellement avantageux ? Et surtout, est-ce parfaitement légal ? Dans cet article, vous découvrirez tout ce qu’il faut savoir sur la signature électronique et pourquoi il s’agit d’un outil incontournable pour votre entreprise en 2020.
Les avantages de la signature électronique
La signature électronique est une petite révolution pour les organisations, puisqu’elle simplifie largement la gestion de leurs documents.
1) Un véritable gain de temps
Là où la signature d’un document papier peut prendre plusieurs jours (en incluant l’envoi par courrier, notamment), la signature électronique est presque instantanée. Dès réception du document, le destinataire peut le signer depuis n’importe où et depuis n’importe quel appareil (ordinateur, smartphone, tablette…)
2) Une expérience client supérieure
Avec l’e-signature, signer un contrat ou des conditions générales de vente devient un véritable jeu d’enfants pour vos clients. Aucune démarche laborieuse ni envoi postal à effectuer : il suffit de quelques clics pour signer ! Vous offrez donc une meilleure expérience à votre clientèle.
3) Une pratique économique
L’impression et l’envoi de documents par courrier représentent, sur le long terme, un coût non-négligeable. Avec la signature électronique, vous faites de vraies économies.
4) Une protection juridique supplémentaire
Avec la signature en ligne, des preuves électroniques sont générées, permettant d’identifier précisément le signataire. Ainsi, en cas de litige éventuel, vous bénéficiez d’une couverture juridique supérieure à celle d’une signature manuscrite.
5) Une empreinte environnementale réduite
Qui dit signature électronique dit diminution de votre consommation de papier, d’encre et d’électricité. Un beau geste pour l’environnement !
Quelle est la valeur juridique d’une signature électronique ?
Vous pensez peut-être qu’une signature électronique n’est pas une “vraie” signature… Détrompez-vous : elle possède exactement la même valeur juridique qu’une signature manuscrite ! Et cela ne date pas d’hier : l’e-signature est entrée dans le droit français en l’an 2000.
Mais c’est le Règlement eIDAS, entré en vigueur le 1er juillet 2016, qui a réellement donné un cadre juridique précis à la signature électronique. L’Article 25.1 ne laisse pas de place au doute concernant la validité juridique de ce mode de signature :
“L’effet juridique et la recevabilité d’une signature électronique comme preuve en justice ne peuvent être refusés au seul motif que cette signature se présente sous une forme électronique ou qu’elle ne satisfait pas aux exigences de la signature électronique qualifiée.”
Outre cette directive européenne, le droit français reconnaît également que “l’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier “ (article 1366 du Code Civil). Toutefois, pour être valide, la signature électronique doit reposer sur un “procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache” (article 1367).
Les logiciels de signature électronique comme Signaturit garantissent donc l’identité du signataire et l’intégrité de l’acte, dans le respect des dispositions légales.
Quels sont les différents types de signatures électroniques ?
Le Règlement eIDAS distingue trois types de signatures électroniques : simple, avancée et qualifiée. Chacun d’entre eux possède ses propres spécificités.
1) La signature électronique simple
La signature simple est définie comme “des données sous forme électronique, qui sont jointes ou associées logiquement à d’autres données sous forme électronique et que le signataire utilise pour signer.”
La définition est assez vague et englobe autant un document signé à la main, scanné et envoyé par mail, qu’une simple case cochée sur un site web. Il s’agit d‘un type de signature simple et rapide, mais offrant un niveau de sécurité et d’identification assez faible.
2) La signature électronique avancée
Pour être considérée comme “avancée”, une e-signature doit répondre à quatre exigences fixées par le Règlement eIDAS :
- Elle doit permettre d’identifier le signataire de manière univoque.
- Elle doit lier le signataire et ses données avec les documents générés.
- Elle doit être créée par des moyens que le signataire contrôle et en lesquels il a confiance. Par exemple : il signe depuis son ordinateur ou son téléphone et accède à la signature depuis sa boîte mail privée.
- Enfin, toute modification ultérieure sur le document signée doit être détectable.
Bien plus sécurisée, la signature avancée est à privilégier pour signer des documents “sensibles” : contrats de travail, mandats SEPA, etc. En savoir plus sur la signature électronique avancée
3) La signature électronique qualifiée
Il s’agit du plus haut niveau de signature, qui doit respecter une série d’exigences assez pointilleuses. Par exemple, l’identité du signataire doit d’abord être vérifiée en “face-à-face” par une Autorité de Certification. La signature s’effectue ensuite sur un dispositif entièrement sécurisé.
Étant difficile à mettre en œuvre pour l’entreprise (et assez contraignante pour le signataire), la signature qualifiée est à réserver aux activités qui demandent un très haut niveau de sécurité. Dans certains cas spécifiques, son usage peut aussi être imposé par la loi.
Quels documents peuvent être signés électroniquement ?
La quasi-totalité des documents peut être signée à l’aide de la signature électronique. À commencer par les contrats et autres documents commerciaux : factures, devis, bons de commande, conditions générales de vente, mandats de prélèvement…
La signature électronique peut aussi être utilisée pour les ressources humaines : contrat de travail, bulletin de salaire, attestation d’embauche, etc.
L’article 1775 du Code Civil précise toutefois quelques exceptions comme les mandats de protection future, les conventions de Pacs ou les actes de sûretés. Ces documents nécessitent une signature manuscrite.
Enfin, certains documents requièrent obligatoirement une signature électronique de type “qualifiée”. C’est notamment le cas pour les actes notariés et les marchés publics.
Nous l’avons vu, la signature électronique est une pratique économique et écologique, qui simplifie la vie de l’entreprise et de ses clients. Reconnue par la loi, elle possède la même valeur juridique qu’une signature manuscrite.
Toutefois, pour créer une signature électronique en bonne et due forme, il est nécessaire d’utiliser un outil spécifique, respectant toutes les normes en vigueur. Avec Signaturit, vous pouvez signer et certifier vos documents et communications numériques en toute simplicité.
Source : www.blogduwebdesign.com