Autrefois, nous avions pour obligation d’apposer une signature manuscrite sur un grand nombre de documents administratifs et pour réaliser la plupart des démarches courantes. Indispensable aux démarches de toutes natures, la signature a elle aussi évolué avec son temps.
La signature électronique est donc venue remplacer son équivalente manuscrite à bien des égards, et notamment auprès des banques et autres organismes. Voici ses avantages par rapport à la signature traditionnelle.
Un gain de temps et d’argent considérable
La technologie de la signature électronique permet de réduire la part des documents administratifs à signer manuellement, en version papier. Elle permet tout simplement de signer des documents numériques tels qu’un compromis de vente sans avoir à les imprimer, les scanner et les conserver dans des cartons nécessitant de l’archivage et de la gestion supplémentaires.
Les documents restent stockés numériquement dans les bases de données des entreprises ou des banques et n’ont pas d’existence physique. Pourtant, ils simplifient les démarches et les accélèrent.
Les documents peuvent être envoyés, transférés, utilisés et stockés de façon numérique, ce qui permet à toutes les parties de gagner du temps et de l’argent.
Pour les entreprises et les banques, la signature électronique est synonyme de gains en termes de consommables (papier, encre) et de frais d’envois postaux.
Tous les documents peuvent aussi être retrouvés en quelques clics, là où il fallait plusieurs minutes ou plusieurs heures auparavant. Les anciens modes de stockage sont aujourd’hui obsolètes.
Un gain de sécurité et d’authenticité
La signature électronique est une donnée sûre, protégée et gérée par des entreprises locales telles que Yousign.com (entreprise européenne).
Beaucoup pensent à tort que la signature électronique peut facilement être falsifiée, qu’elle peut tomber entre les mains de n’importe qui, sans qu’on le sache. Pourtant, un document aux normes et signé électroniquement est difficile à intercepter par tiers. Il faut procéder à une authentification pour avoir accès à ces documents, alors qu’une lettre papier peut facilement être volée.
D’autre part, les documents électroniques laissent toujours une trace et l’on peut connaître l’identité de toutes les personnes qui y ont eu accès. La sécurité est non seulement présente, mais elle aussi bien plus importante. Les documents numériques peuvent aussi faire l’objet de rappels gratuits et plus fluides, évitant qu’un document important ne se perde ou soit oublié quelque part.
Un élément d’avenir pour l’administratif
La technologie de la signature électronique représente l’avenir administratif pour les entreprises. Les banques y ont déjà massivement recours pour traiter les démarches et données de leurs clients. La législation en la matière est prête depuis des années et la loi couvre d’ores et déjà les possibles litiges liés à la signature électronique (celle-ci devant être aux normes de chaque pays).
Dans les traitements administratifs, la signature électronique représente donc un gain de temps, d’argent et de sécurité considérable vis-à-vis de la signature manuelle traditionnelle.
De même, l’informatique permet un gain d’organisation non négligeable. On considère cette technologie comme l’avenir de l’administration.
Et les entreprises pourraient se mettre à la page très vite, en raison des nombreux avantages qu’elle propose.
Source : https://www.chefdentreprise.com/thematique