Le gain de temps, la réduction des coûts, la sécurité sont quelques avantages d’une signature électronique par rapport à la manuscrite. Les détails ici.
Les principaux avantages
À l’ère de la transformation digitale, il est primordial de cerner les avantages d’une signature électronique par rapport à la manuscrite.
Même si la signature manuscrite reste le circuit de validation privilégié dans les entreprises, pour tous types de documents et processus administratifs ou commerciaux, elle a des inconvénients.
L’intégration de la signature électronique dans ce parcours devrait donc répondre à plusieurs besoins en vue d’améliorer l’expérience utilisateur des collaborateurs dans l’entreprise, des clients et d’autres parties prenantes.
De plus, le critère distant, qui comble la nécessité de limiter les contacts physiques découlant de la crise sanitaire liée au coronavirus, fait partie des avantages d’une signature électronique par rapport à la manuscrite.
Qu’est-ce que la signature électronique ?
La signature électronique est une technique de validation de l’authenticité d’une application, d’un message ou d’un document électronique.
Comme toute signature, elle a pour objectif d’assurer que le document n’a pas été modifié après sa signature auquel cas elle en conserve l’historique.
Tout comme dans le cas d’une signature manuscrite, 3 éléments sont réunis :
- Le signataire ;
- Le document électronique, l’application ou le mail à signer ;
- L’outil de signature.
Concrètement, ce concept qui mêle à la fois les aspects techniques, juridiques et pratiques est le procédé par lequel le signataire appose un accord, qui a valeur juridique, sur une application, un mail ou un document électronique.
De nombreuses plateformes telles que Universign permettent de faire une signature électronique, qu’il ne faut bien évidemment pas confondre avec une signature manuscrite scannée encore appelée signature numérisée.
L’expression signature numérique est en fait le principe technique (signature cryptographique) de la signature électronique. Ce n’est donc pas l’acte d’apposition d’un consentement sur un support électronique.
Tandis que l’outil nécessaire à la signature manuscrite est un simple stylo, il faut un certificat numérique, dans la plupart des cas, lorsqu’il s’agit de l’électronique.
Les avantages d’une signature électronique par rapport à la manuscrite
La réduction des coûts
L’un des avantages d’une signature électronique par rapport à la manuscrite, est la réduction des coûts qui sont liés :
- À l’impression ;
- Aux fournitures de bureau et informatiques ;
- Au transport des documents physiques ;
- À l’archivage.
L’utilisation de la signature électronique réduit par ailleurs l’usage de l’imprimante et de la photocopieuse et par conséquent la consommation en électricité. La valeur juridique La signature électronique a été introduite en Europe à la fin du XXe siècle par la directive 199/93/Ce, elle a donc une valeur juridique.
Le règlement d’identification électronique et services de confiance (eIDAS) de 2014 a été mis en application le 1er juillet 2016, pour homogénéiser les normes et définir ici les obligations techniques et juridiques de ce type de signature dans l’Union Européenne.
Les articles 1366 et 1367 du Code Civil retranscrivent la règlementation eIDAS dans le droit français. L’article 1367 stipule d’ailleurs que la signature électronique, au même titre que la manuscrite, est une preuve irréfutable.
Il la définit ensuite comme « un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel il s’attache ».
La sécurité
La signature manuscrite est moins sécurisée que l’électronique, qui possède une empreinte numérique présente en permanence dans le document original. Ainsi, toute modification est détectée et enregistrée, limitant les risques de falsification.
Toute signature électronique est en effet protégée par un tampon d’authentification chiffrée possédant un horodatage. Le document signé a en plus un historique de modification qui peut être consulté.
La rapidité
La signature manuscrite d’un document nécessite qu’il soit présenté physiquement à chaque signataire, quelle que soit leur situation géographique. De plus, une erreur peut faire reprendre tout ce long processus.
Très pratique, la signature électronique apporte plus de souplesse. Les plateformes ou les logiciels spécialisés offrent en effet de nombreuses fonctionnalités, dont l’intégration de plusieurs intervenants.
Tous les signataires peuvent ainsi valider le document sans se déplacer. Des notifications sont même envoyées, à titre de rappels, à ceux d’entre eux qui ont oublié de signer.
Ce gain de temps est précieux dans la vie d’une entreprise puisqu’il peu
Quels documents peuvent bénéficier de la signature électronique ?
Elle peut être utilisée dans quasiment tous les domaines d’activités pour signer entre autres :
- Les factures pro forma ;
- Les contrats ;
- Les bons de commande ;
- Les mandats SEPA.
Il y a cependant deux types d’actes, sous seing privé, pour lesquels l’article 1175 du Code Civil limite son utilisation.
Le premier concerne les documents relatifs à la succession ou au droit de la famille comme le testament olographe, la convention de PACS ou la convention d’indivision de biens mobiliers.
La deuxième catégorie de documents regroupe les actes de cautionnement à titre privé tels que la caution d’un bail de location.
En définitive, les avantages d’une signature électronique par rapport à la manuscrite sont nombreux et c’est pourquoi les entreprises et les organismes gouvernementaux n’hésitent plus à l’adopter pour l’authentification de leurs documents électroniques.
Source : https://www.corsenetinfos.corsica