Depuis plusieurs années, et plus encore à cause de la crise du coronavirus, la dématérialisation des processus légaux est l’un des grands enjeux de la transformation digitale d’un grand nombre de secteurs et de métiers. Et cela passe notamment par la signature électronique.
En plein essor, le marché mondial pèse aujourd’hui 1,7 milliard de dollars, et va progresser de 25% en 2020, selon le cabinet Forrester. Dominé par DocuSign et Adobe, le marché de la signature électronique affiche en effet une forme éclatante, renforcée par les besoins nés de la crise du coronavirus.
Et pour cause, avec des salariés et des clients confinés à leur domicile, la signature électronique est apparue comme la meilleure solution pour assurer la signature des contrats et d’autres documents essentiels au bon fonctionnement des entreprises. Avec la visioconférence, la signature électronique est ainsi l’un des grands gagnants de la période actuelle.
Pour autant, de nombreuses interrogations légitimes peuvent parfois freiner les démarches des entreprises pour embrasser pleinement cette innovation :
- La signature électronique : mode d’emploi
- La signature électronique a-t-elle la même valeur que la signature manuscrite ?
- La signature électronique est-elle vraiment utile ?
- Quels sont les avantages de la signature électronique ?
- Quels sont les principales solutions de signature électronique ?
Autant de questions auxquelles nous allons répondre dans cet article.
La signature électronique : mode d’emploi
Une signature électronique est un marquage numérique indiquant l’acceptation d’un contrat ou d’un document. Par exemple, lorsque vous signez votre nom sur l’appareil mobile d’un courrier, il s’agit d’une signature électronique. Pour garantir la sécurité de l’opération de signature, celle-ci doit pouvoir s’assurer à la fois de l’intégrité du document signé ainsi que de l’identité réelle du signataire. C’est par le biais d’une fonction de cryptographie dite de «hashing» que la signature électronique est en mesure d’assurer cette sécurité.
La signature électronique est régie par le règlement européen eIDAS (Electronic IDentification And Trust Services). Ce dernier vise à encadrer l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein des États-membres de l’Union européenne. La réglementation européenne eIDAS a permis de définir trois niveaux de signature électronique : simple, avancée et qualifiée. Logiquement, les deux derniers niveaux sont les plus recommandés pour les entreprises, car pouvant être utilisés pour les documents d’une valeur et d’un risque élevé. Dans ce cadre, un prestataire de services de certification électronique représente un tiers de confiance.
Une signature électronique est une marquage numérique indiquant l’acceptation d’un contrat ou d’un document. Crédit : Adobe Sign.
La signature électronique a-t-elle la même valeur que la signature manuscrite ?
Par ailleurs, les trois types de signatures (simple, avancée et qualifiée) sont parfaitement fiables devant les tribunaux, car ils garantissent l’identité des signataires d’un document, tout en respectant la Règlementation européenne sur la protection des données (RGPD). Par conséquent, la signature qualifiée a la même valeur légale qu’une signature manuscrite. De quoi convaincre les entreprises qui craignent que la signature électronique n’ait qu’une valeur limitée susceptible de compliquer leur activité.
Ainsi, si la question de la valeur juridique de la signature électronique a longtemps pesé sur la décision d’opter pour cette solution, ce sujet étant désormais tranché, il ne fait plus aucun doute aujourd’hui qu’elle devient la norme pour de nombreux métiers (juridique, réglementaire et financier bien sûr, mais aussi commerce et relation clients), ainsi que secteurs d’activité (immobilier, investissement, banque, négoce…).
La signature électronique : pour faire quoi ?
Formater, imprimer un document, le signer, le numériser sur son ordinateur et (généralement) le formater à nouveau avant de l’envoyer. Pour simplifier, voire éviter toutes ces fastidieuses et hasardeuses manipulations, la signature électronique s’impose désormais comme la solution qui permet d’effectuer ces tâches, facilement et en quelques secondes. Elle peut notamment s’avérer très utile pour les contrats de travail, les factures, les mandats et les compromis de vente, les documents comptables, les documents juridiques, les devis ou encore les actes notariés. En France, la signature électronique est reconnue depuis l’an 2000.
Les entreprises à travers le monde ne s’y trompent pas, ayant mesuré rapidement les nombreux avantages de ces solutions, elles basculent la grande majorité de leurs contrats ou formalités administratives vers les solutions de signature électronique. Que ce soit pour des devis, des bons de commandes, des contrats de travail, des compromis de vente, des lettres de mission, des compte-rendus d’assemblées générales, des mandats SEPA… La liste des champs d’application de la signature électronique est longue et le nombre de contrats n’est pas prêt de se tarir, bien au contraire. Alors, comment bien choisir sa solution de signature électronique en fonction de ses besoins et de ses usages, suivez le guide…
La signature électronique a la même valeur légale qu’une signature manuscrite. Crédit : DocuSign.
Quels sont les avantages de la signature électronique ?
Crise du coronavirus ou non, la signature électronique permet de gagner beaucoup de temps. En effet, avec cette innovation, il n’est plus nécessaire d’attendre qu’un courrier important arrive à destination, avant de faire le chemin inverse jusqu’aux bureaux de l’entreprise. Plutôt que d’attendre plusieurs jours le retour d’un contrat signé, la signature électronique permet de régler l’affaire en quelques minutes. Sur smartphone, tablette ou ordinateur, la procédure est simplifiée au maximum. Cette rapidité n’empêche pas la signature électronique d’être une solution sûre, avec notamment des systèmes de double authentification via l’envoi de SMS de confirmation sur le smartphone du signataire, dans un souci de garantir l’identité de ce dernier.
Au-delà de simplifier et de sécuriser la signature de documents essentiels au bon fonctionnement des entreprises, qui plus est dans la période actuelle où le télétravail devient la norme, la signature électronique permet d’assurer la traçabilité des documents. En effet, elle s’accompagne d’un certificat numérique qui permet de connaître dans le moindre détail les modifications effectuées sur les documents signés. Ainsi, l’auteur de n’importe quelle modification peut être facilement retrouvé avec ce procédé. Ce dernier est d’ailleurs très utilisé dans l’immobilier, l’un des secteurs les plus actifs en matière d’adoption de la signature électronique depuis la loi Elan de 2018 (loi pour l’évolution du logement, de l’aménagement et du numérique).
Enfin, la signature électronique est bon moyen de réduire les coûts de fonctionnement d’une entreprise. Et pour cause, elle ne nécessite pas l’achat de papier, d’encre ou de stylos pour signer des documents. Elle permet également de s’affranchir des frais d’impression des documents à signer, des frais d’envoi et des frais de déplacement. Bref, la signature électronique permet de réaliser des économies conséquentes. Une aubaine dans le contexte actuel qui oblige les entreprises à se serrer la ceinture.
Quels sont les principaux acteurs de la signature électronique ?
Le marché est aujourd’hui dominé par DocuSign et Adobe, mais des acteurs français tentent aussi de se positionner sur ce secteur de plus en plus lucratif.
DocuSign
Fondé en 2003 par Thomas Gonser, Docusign est le leader mondial de la signature électronique avec plus de 500 000 clients à travers le monde, dont Apple, Facebook, Uber, Visa, Samsung, Deloitte ou encore Santander. Le mastodonte du secteur a levé 536 millions de dollars au total dans le cadre de son développement. Basée à San Francisco, l’entreprise américaine a fait son entrée à Wall Street en 2018. La société est aujourd’hui valorisée à près de 37 milliards de dollars au Nasdaq.
Adobe Sign
Fondée en 2005 par Jason Lemkin et Jeff Zwelling, la start-up américaine EchoSign a levé 8,5 millions de dollars entre 2005 et 2007, avant de taper dans l’œil d’Adobe, géant américain des logiciels de création et de gestion de données, qui a fini par racheter la société en 2011. Adobe a alors transformé EchoSign en Adobe Sign pour en faire un des mastodontes de la signature électronique.
HelloSign
Fondée en 2011 par Joseph Walla et Neal O’Mara, HelloSign permet à ses utilisateurs d’apposer leur signature sur des documents numériques. S’il s’agit de la fonctionnalité la plus populaire de l’entreprise, ce n’est cependant pas la seule. La société basée à San Francisco propose également des outils permettant de faxer virtuellement des documents, de gérer des flux de documents ou encore de transformer les formulaires PDF en fichiers numériques faciles à modifier. Soutenue par l’accélérateur américain Y Combinator, GV (ex-Google Ventures) et Greylock Partners, la société a bouclé un tour de table de 16 millions de dollars en juin 2017. Par la suite, la start-up a été rachetée par Dropbox en 2019 pour 230 millions de dollars. Au moment de son rachat, HelloSign comptait environ 80 000 clients, notamment Lyft, Samsung, Twitter et Instacart. Parmi eux, 55 000 avaient recours à des services par abonnement payant.
Yousign
Fondée en 2013 par Luc Pallavidino et Antoine Louiset, Yousign développe des solutions qui permettent de signer tous les documents officiels en ligne, notamment des contrats, des devis ou encore des accords de confidentialité. Parmi ses clients, la société française compte notamment Cisco, Allianz, Century 21 ou encore Konbini. Après avoir bouclé un tour de table de 3 millions d’euros en janvier 2018, la start-up basée à Caen s’est associée l’an passé au start-up studio franco-belge eFounders, lancé par Thibaud Elzière et Quentin Nickmans pour fabriquer en 18 mois les futurs champions de la Tech française et européenne, afin d’entamer son déploiement à l’international.
Universign
Fondé en 2011 par Julien Stern, Universign est un autre acteur français de référence sur le marché de la signature électronique. Basée à Paris, la société compte plus de 60 000 entreprises clientes, comme Total, SFR, Axa, Natixis, Leboncoin ou encore Younited Credit. Pour s’étendre en Europe, la start-up tricolore a notamment levé 12 millions d’euros il y a deux ans.
Source : www.frenchweb.fr/quest-ce-que-la-signature-electronique